Deze eerste fase gaat over de aanleiding (signalen) om met werkdruk aan de slag te gaan, wie je daarbij moet betrekken, dat je tot een besluit en plan van aanpak moet komen en hoe je medewerkers en leidinggevenden hierover informeert.
Je gaat aan de slag met werkdruk. Waarom eigenlijk? Op verschillende manieren kun je hierover signalen ontvangen:
Als je op basis van de signalen ziet dat 'er iets met werkdruk' moet gebeuren, is het van belang om allereerst het MT te informeren en te betrekken. Het MT moet besluiten dat er een aanpak/project komt om werkdruk te analyseren/onderzoeken en maatregelen te nemen. Is hier ook budget voor beschikbaar? Wat wordt de opdracht en wanneer is het MT tevreden? Het is niet vanzelfsprekend dat het MT direct de noodzaak hiervan inziet. HR heeft een rol in het stimuleren tot erkenning en herkenning van het belang van werkdrukaanpak. Soms moet je het management ervan overtuigen dat er een werkdruk-vraagstuk is dat aandacht en inspanning vergt.
Wie er ook betrokken moet worden bij de aanpak van werkdruk is de ondernemingsraad (OR). De OR moet het belang van de werknemers kunnen vertegenwoordigen en betrokken worden bij de aanpak. Zij kunnen signalen bevestigen/toetsen. De OR moet ook vanuit de Arbowet en cao betrokken worden; zo heeft de OR instemmingsrecht bij PSA-onderzoek. Als het onderzoek een vervolg is op een PSA-risico uit de RI&E, dan heeft de OR ook instemmingsrecht over de organisatie en de uitvoering van het vervolgonderzoek.
Andere betrokkenen bij de aanpak van werkdruk zijn uiteraard de medewerkers en leidinggevenden (teamleiders) en de directeur-bestuurder. Inventariseer wat hun behoeften en vragen zijn.
Bij deze stap ga je met elkaar aan de slag met de volgende vragen: wat gaan we doen: welke analyse willen we, willen we oorzaken en gevolgen meten, wat doen we met de resultaten, willen we werkdruk onderzoeken/aanpakken voor de hele organisatie of alleen op afdelingsniveau? Of gaan we op organisatieniveau én op afdelingsniveau meten en maatregelen nemen? Dit gebeurt het meest in de praktijk. Vaak komt er een verschillende aanpak op afdelingsniveau omdat de problematiek per afdeling verschillend is. Wat is de planning, wat is het budget en dergelijke? Hoe communiceren we met zelforganiserende teams?
Nadat het werkdrukonderzoek is afgerond, gevolgen en oorzaken zijn geanalyseerd en maatregelen bepaald, kan het projectplan verder worden ingevuld met de benodigde acties en maatregelen. Plan vooraf al zoveel mogelijk de teambijeenkomsten en gespreksmomenten met het MT en de afdeling(en) om de resultaten van het onderzoek te bespreken en maatregelen te bepalen en uit te voeren.
Medewerkers informeren over het project en leidinggevenden informeren over hun belang en rol.
In deze stap informeer je de medewerkers over de werkdruksignalen, dat je daar vanuit de organisatie wat mee gaat doen en dat er sprake is van een wederzijdse verantwoordelijkheid. Je kunt op dit moment nog niet aangeven wat je als werkgever gaat doen / welke maatregelen er genomen gaan worden. Dit kan pas als er een analyse heeft plaatsgevonden (onderzoek naar oorzaken en gevolgen van werkdruk). Het 'hoe-dan' kan worden bepaald als de belangrijkste knelpunten duidelijk zijn en de te nemen maatregelen zijn bepaald. Wel kun je nu al toelichten waarom je hiermee bezig gaat, wat er gaat gebeuren (onderzoek) en wanneer. Vertel vooral ook wat er met de resultaten van het onderzoek gedaan gaat worden. Vraag medewerkers om mee te werken aan het onderzoek (anoniem) om zo een goed beeld te krijgen van wat er aan de hand is. In feite ben je dus bezig om draagvlak te creëren voor het onderzoek.
Leidinggevenden hebben een sleutelrol in de aanpak van werkdruk op het niveau van de eigen teams. Het is aan hen om:
Voordat het onderzoek van start gaat, is het zaak de leidinggevenden van hun rol op de hoogte te brengen. Sponsorschap van het topmanagement is hierbij natuurlijk essentieel.
Informeer leidinggevenden ook over de stappen in het traject en de globale planning.
Verderop in het traject ontvangen leidinggevenden de nodige ondersteuning van HR bij het invullen van hun rol in de dialoogfase.
Vraag leidinggevenden alvast om het onderzoek vooraf te bespreken en medewerkers te stimuleren om de vragenlijst in te vullen. Hierbij kunnen zij aangeven dat (bij inzet van de Werkdruk/PSA scan Woningcorporaties) elke deelnemer een – volledig vertrouwelijk! – persoonlijk adviesrapport ontvangt bij de eigen resultaten en dat de groepsresultaten straks gebruikt worden om de werksituatie op geconstateerde knelpunten te verbeteren. Het helpt om als leidinggevende aan te geven dat je zelf de vragenlijst ook gaat invullen.
