Branchespecifieke RI&E

RI&E staat voor risico-inventarisatie en -evaluatie. Voor werkgevers is het verplicht om een RI&E op te stellen. Elk bedrijf met personeel moet inventariseren of en hoe het werk gevaarlijk of ongezond kan zijn voor medewerkers.

Het hebben van een RI&E is sinds 1 januari 1994 voor alle werkgevers verplicht. Deze verplichting is te vinden in artikel 5 van de Arbowet. Het houdt in dat de werkgever schriftelijk vastlegt welke risico’s de arbeid voor de werknemers met zich meebrengt. Je omschrijft in de RI&E welke gevaren er zijn, welke risicobeperkende maatregelen zijn genomen en welke risico’s er zijn voor bijzondere categorieën van werknemers.

Artikel 5 van de Arbowet stelt de volgende eisen aan een RI&E:

• Een RI&E moet een overzicht bevatten van de risico’s die het werk met zich meebrengt.
• Het bevat een beschrijving van gevaren en de risicobeperkende maatregelen
• Het bevat een overzicht van risico’s voor bijzondere categorieën werknemers (in ieder geval voor jeugdige werknemers en zwangere of borstvoedinggevende werkneemsters).
• Het bevat een beschrijving hoe werknemers toegang hebben tot preventiemedewerkers, bedrijfsartsen, hogere veiligheidskundigen, arbeidshygiënisten, arbeids- en organisatiedeskundigen en arbodienst.
• Het bevat een plan van aanpak met maatregelen om de risico’s te voorkómen of te beperken.
• Bij iedere maatregel uit het plan van aanpak moet worden aangegeven wanneer het wordt uitgevoerd.

Het hebben van een RI&E is voor bedrijven noodzakelijk. Naast dat het verplicht is, ben je ook voorbereid op risicovolle situaties. Met een RI&E heb je als organisatie de onderbouwing dat je de veiligheid binnen jouw organisatie in kaart hebt gebracht en laten beoordelen.

De wet verplicht een RI&E, maar schrijft niet voor hoe en door wie deze RI&E moet worden uitgevoerd. Om ervoor te zorgen dat de RI&E wel op een voldoende niveau wordt uitgevoerd, heeft de wetgever bepaald dat deze getoetst moet worden. Hoewel de RI&E door iedereen kan worden uitgevoerd, is in artikel 14, eerste lid onder a, van de Arbowet bepaald dat de toetsing moet geschieden door een gecertificeerd deskundige (‘kerndeskundige’) of bedrijfsarts.

Er zijn twee uitzonderingen op de wettelijke verplichting om een RI&E te laten toetsen. Vrijstelling geldt voor:

• bedrijven die werknemers arbeid laten verrichten, waarbij geldt dat de totale tijdsduur van de inzet van deze werknemers per week samen niet groter is dan maximaal 40 uur (inclusief stagiaires, exclusief eigenaar/ondernemer);
• bedrijven met maximaal 25 werknemers die voor het opstellen van de RI&E gebruikmaken van een door het Steunpunt-RI&E erkend RI&E-instrument (branche-RI&E’s).

Bij de toetsing van de RI&E wordt gecontroleerd of het juiste RI&E-instrument is gebruikt en of voldoende diepgang is bereikt. Toetsen is dus een middel om na te gaan of de risico’s in het bedrijf op een juiste wijze zijn geïnventariseerd en geëvalueerd.

Een erkend RI&E-instrument is ontwikkeld door brancheorganisaties. De risico’s die in een branche-RI&E aan bod komen, zijn afgestemd op de meest voorkomende risico’s in de betreffende branche. Is het instrument RI&E erkend door Steunpunt RI&E, dan hoef je in dat geval de RI&E niet door een arbodeskundige te laten toetsen als je bedrijf maximaal 25 werknemers in dienst heeft. Dit scheelt kosten en tijd!

In september 2022 heeft de branche-RI&E voor woningcorporaties een update gehad en is het erkend door Steunpunt RI&E. De branche RI&E is opgenomen in het ArboManagementSysteem (AMS) van Kader Digital. Een digitaal RI&E-instrument om arboactiviteiten goed te managen.

Voor veel branches is een branchespecifieke RI&E opgesteld. Deze zijn vaak erkend, dat wil zeggen dat een wettelijke toetsing door een gecertificeerde kerndeskundige niet nodig is. Het voordeel van een branche-RI&E is dat de risico’s die hierin aan bod komen zijn afgestemd op de meest voorkomende risico’s in de betreffende branche. Voordat je gebruikmaakt van een branche-RI&E is het verstandig om een deskundige (MVK, HVK of kerndeskundige) te raadplegen.

Een RI&E moet aansluiten bij de actuele ontwikkelingen in jouw organisatie. Zijn er aanpassingen in het bedrijf geweest? Dan moet je ook de RI&E aanpassen. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe machines, een nieuwe manier van werken, een reorganisatie of een nieuwe locatie. Ook ontwikkelingen in wetgeving kunnen een reden zijn om de RI&E aan te passen. In ieder geval is het belangrijk dat het bijbehorende plan van aanpak aantoonbaar actueel wordt gehouden.

Allereerst zijn de vragenlijsten inhoudelijk geüpdatet. Alle vragen voldoen weer aan de nieuwste wet- en regelgeving, cao-afspraken, beleid bij een (corona)pandemie, langdurig zitten en dergelijke. Ook de handreiking plaats- en tijdonafhankelijk werken van de cao-partijen is verwerkt.

Daarnaast zijn we overgestapt van provider (applicatie waarin de vragenlijsten worden ontsloten): van Mensely naar Kader Digital (voorheen: Raatwerk).

De vragenlijsten waren verouderd; er werd bijvoorbeeld niet meer gerefereerd aan de nieuwste wetgeving. Sowieso moet elke branche-RI&E elke drie jaar vernieuwd worden. De looptijd van onze branche-RI&E was tot 30 oktober 2022.

Ook de applicatie van Mensely was verouderd (onder meer qua gebruikersvriendelijkheid en ict-beveiliging).

Samen met een klankbordgroep van vier corporaties (HR-adviseurs/preventiemedewerkers, een coördinator Veiligheid, Welzijn en Gezondheid en een arbodeskundige) heeft FLOW een nieuwe provider (applicatie) geselecteerd. Dit was Raatwerk; dit bedrijf werd vervolgens overgenomen door Kader Digital. FLOW heeft (in afstemming met de klankbordgroep) met Kader Digital een licentieovereenkomst afgesloten met bijbehorende algemene voorwaarden en ict-voorwaarden. En tevens voor de corporaties een standaard template voor de gebruikersovereenkomst en verwerkersovereenkomst tussen de corporatie en Kader Digital.

Ook heeft de klankbordgroep (evenals drie OR-leden) feedback gegeven op de inhoudelijke wijzigingen van de vragenlijsten. Alle feedback is verwerkt waarna een kerndeskundige de vragenlijsten heeft getoetst als branche-instrument. Met een ondertekening door alle sociale partners heeft de RI&E vervolgens van het Steunpunt RIE, de erkenning gekregen als branche-instrument. Met de voormalige provider Mensely heeft FLOW afspraken gemaakt over de beëindiging.

Om de overgang naar de nieuwe RI&E te ondersteunen organiseert FLOW op 10 oktober van 14–15 uur een kick-off webinar voor alle corporaties. Tevens zullen we een aantal gebruikerstrainingen aanbieden aan de corporaties die van start gaan met de nieuwe RI&E. Ook wordt er voorzien in een helpdesk (Kader), een proefperiode van een maand en standaard gebruikers- en verwerkersovereenkomsten voor de corporaties. Kortom, we stellen alles in het werk om alle corporaties die nu gebruikmaken van de RI&E via Mensely, over te zetten naar de nieuwe RI&E met Kader Digital en om bovendien veel meer corporaties gebruik te gaan laten maken van de branche-RI&E.

Het ArboManagementSysteem (AMS) is 15 jaar geleden gestart door Raatwerk, nu Kader Digital. AMS wordt intussen door meer dan 4.000 organisaties en 60.000 gebruikers dagelijks gehanteerd om de RI&E’s geborgd en up-to-date te houden.

AMS is een web-based Software-as-a-Service (SaaS) dat door inloggen op een webpagina kan worden benaderd. AMS hoeft niet in de eigen organisatie te worden geïnstalleerd. Iedere licentienemer ontwikkelt en beheert zijn eigen AMS-omgeving. De eerste keer met hulp van AMS-Services, de helpdesk van Kader Digital.

AMS voor de woningcorporaties is vooraf ingevuld met de goedgekeurde vragenlijsten.

Ja, dat is mogelijk. We adviseren echter wel om eerst de basis op orde te hebben, alvorens met aanvullende modules aan de slag te gaan.

De branche-RI&E-vragenlijsten vormen de basis van je RI&E. Daarnaast is het mogelijk om gebruik te maken van aanvullende modules waarmee het AMS extra functionaliteit krijgt.

De volgende functionele modules kunnen extra aangeschaft worden: Toetsmodule, Ongevallen- en incidentenmodule, Arbeidsmiddelen en -keuringen, BHV-module, Managementinformatie. Meer informatie over deze modules kun je per mail opvragen via AMS-sales@kader.nl.

De meest gebruikte modules op een rij:

Ongevallen & Incidenten
Ongevallen en incidenten kun je in het AMS registeren, analyseren en voorzien van een actie. Deze actie kan integraal in het Plan van Aanpak worden opgenomen en is traceerbaar.

Toetsmodule
Met de toetsmodule in het AMS is het mogelijk periodiek een interne audit uit te voeren.

Managementinformatie
Organisaties, auditors en adviseurs kunnen resultaten vergelijken, bijvoorbeeld van data, acties, personen en afdelingen, om eventuele maatregelen te nemen. De basisuitvoering van AMS kent diverse manieren om rapportages en informatie te genereren. De Managementinformatiemodule heeft meer grafische mogelijkheden.

BHV-module
Functionaliteit waarmee de gebruikersorganisatie de BHV-organisatie helpt beheren en organiseren. Welke BHV'ers zijn binnen, wanneer moet er weer getraind worden, wanneer verlopen de certificaten.

De AMS-app (Android en iPhone)
Met de AMS-app kun je resultaten, bijvoorbeeld van een inspectie, via een smartphone aan het AMS toevoegen, zoals voor een LMRA. Ook is het mogelijk om via de AMS-app korte vragenlijsten in te vullen (bijvoorbeeld een inspectielijst voor een magazijn) en om incidenten te melden.

Corporaties die nu gebruikmaken van de branche-RI&E hebben een gebruikersovereenkomst lopen bij de huidige aanbieder van deze RI&E: Mensely. We hebben met hen afgesproken dat jouw contract kan worden beëindigd per 1 januari 2023, mits je deze opzegt vóór 1 november 2022. Ongeacht hoe lang je contract eigenlijk nog zou lopen. Je hebt dan dus twee maanden opzegtermijn in plaats van de drie maanden conform je overeenkomst.

Het is niet mogelijk dat FLOW collectief de contracten opzegt en overzet naar Kader Digital. Dit moet je als corporatie dus zelf doen en kan per e-mail: rie-manager@mensely.nl.

De gegevens die je in de software van Mensely hebt staan, kunnen niet overgezet worden in de software van Kader Digital. We raden je aan om je meest recente plan van aanpak van je RI&E van Mensely te downloaden. Deze kun je als pdf weer uploaden in het nieuwe AMS van Kader Digital.

Het is ook mogelijk om je contract bij Mensely te continueren. Realiseer je dan wel dat je gebruikmaakt van een verouderd systeem met een verouderde vragenlijst. Als je eventueel na 1 november 2022 je gebruikersovereenkomst opzegt bij Mensely zullen zij flexibel omgaan met jouw opzegtermijn en een redelijke opzegtermijn hanteren.

De gebruikersoverereenkomst sluit je als corporatie af met Kader Digital. Hierin staat dat de corporatie gebruik mag maken van het AMS-systeem van Kader Digital om de branche-RI&E (en eventueel aanvullende modules) te gebruiken.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) vereist sinds 2018 dat organisaties die persoonsgegevens laten verwerken door een derde partij, zij met die partij een zogenoemde verwerkersovereenkomst moeten afsluiten. Daarin wordt vastgelegd op welke manier de verwerker (Kader Digital) en de verwerkingsverantwoordelijke (corporatie) hebben geborgd dat de persoonsgegevens zorgvuldig beheerd worden.

• Stap 1: Opzeggen bij Mensely en plan van aanpak uit Mensely-RI&E downloaden (alleen van toepassing voor huidige gebruikers branche-RI&E)
• Stap 2: Kick-off webinar bijwonen op 10 oktober (14-15 uur) of terugkijken
• Stap 3: Gebruikersovereenkomst + verwerkersovereenkomst tekenen met Kader Digital
• Stap 4: Inschrijven voor gratis gebruikerstraining
• Stap 5: Van Kader ontvang je een inlog en je kunt vast rondkijken in je eigen AMS-omgeving
• Stap 6: Deelnemen aan de gebruikerstraining en van start gaan met de inrichting en invulling van de nieuwe branche-RI&E voor je corporatie
• Stap 7: Gebruikmaken van de helpdesk van Kader bij gebruikersvragen of korte inhoudelijke vragen
• Stap 8: Aanmelden bij de community RI&E om ervaringen te delen en vragen te stellen aan elkaar.

De OR en PVT (personeelsvertegenwoordiging) hebben op het gebied van regelingen over arbeidsomstandigheden een instemmingsrecht. Dit is vastgelegd in artikel 27 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Voor de RI&E houdt dit in dat de OR/PVT moet instemmen met:

• het RI&E-instrument dat het bedrijf wil gebruiken;
• de manier waarop vorm en inhoud wordt gegeven aan het basiscontract met de arbodienst of arbodeskundige die onder meer betrokken wordt voor het toetsen van de RI&E;
• de getoetste RI&E en het plan van aanpak;
• het bijstellen van de RI&E (bijvoorbeeld wanneer de RI&E is geactualiseerd) en het plan van aanpak.

Instemmingsrecht
De RI&E en het plan van aanpak moeten ná de toetsing ook worden toegezonden aan de ondernemingsraad (OR) of de personeelsvertegenwoordiging (PVT). Zij moeten met de RI&E en het plan van aanpak instemmen. De OR en PVT beoordelen de RI&E en het plan van aanpak natuurlijk niet vakinhoudelijk. Dat gebeurt in de toetsing

Een werkgever kan ook een PVT instellen in bedrijven van minimaal 10 tot en met 49 werknemers. Indien een meerderheid van de werknemers dit wil, is de werkgever zelfs verplicht een PVT in te stellen. Indien er een PVT is ingesteld heeft die PVT een instemmingsrecht over de RI&E en het plan van aanpak, identiek als die van de OR (art. 35c, lid 1 t/m 3 WOR).

In de Arbowet is vastgelegd dat werknemers de RI&E (inclusief het plan van aanpak) moeten kunnen inzien wanneer zij dit willen (inzagerecht). De werkgever mag de werknemers dit niet weigeren. In artikel 5, lid 6 staat: “De werkgever zorgt ervoor dat iedere werknemer kennis kan nemen van de risico-inventarisatie en -evaluatie.”

Indien er geen OR (niet verplicht bij ondernemingen met minder dan 50 werknemers) of PVT is, moeten de werkgever en de werknemers actief samenwerken en informatie uitwisselen (art. 12, lid 1 en 2 Arbowet); een voorbeeld van het uitwisselen van informatie is de RI&E en het plan van aanpak. Het is dan ook verstandig om als werkgever de RI&E en het plan van aanpak te verspreiden onder je personeel. Zo weet iedereen welke risico’s er spelen en hoe die risico’s aangepakt gaan worden. In deze situatie hebben de werknemers geen instemmingsrecht.

De werkgever moet voor bedrijven met een omvang van minimaal 10 werknemers tot en met 49 werknemers, tweemaal per jaar een bijeenkomst organiseren om het personeel in de gelegenheid te stellen om over belangrijke wijzigingen in bijvoorbeeld de arbeidsomstandigheden, zoals de RI&E en het plan van aanpak, te spreken (art. 35b, lid 1 WOR) . Ook hier is er dan geen sprake van een instemmingsrecht van de werknemers.

Voor bedrijven met minder dan 10 personeelsleden waar geen OR of PVT is, geldt een algemene overlegverplichting tussen de werkgever en de werknemers over de RI&E, inclusief het plan van aanpak.