Branchespecifieke RI&E
Met een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) breng je de risico’s en knelpunten van veiligheid en gezondheid in je eigen bedrijf in kaart.
Met een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) breng je de risico’s en knelpunten van veiligheid en gezondheid in je eigen bedrijf in kaart.
De uitkomst van een RI&E vormt de basis voor een plan van aanpak voor een veilige en gezonde werkomgeving voor jezelf en jouw collega’s. Met de branche-RI&E weet je zeker dat je alleen relevante vragen hoeft te beantwoorden. En als je minder dan 25 mensen in dienst hebt, hoef je de (nieuwe) verplichte externe toetsing niet uit te laten voeren. De branche-RI&E is in oktober 2022 geheel vernieuwd qua leverancier/softwaretooling en wordt jaarlijks up-to-date gehouden om te voldoen aan de huidige (Arbo)wet-en regelgeving en cao-afspraken.
Door deze branchespecifieke RI&E in te vullen, voldoe je aan de wettelijke verplichting om periodiek een risico-inventarisatie en -evaluatie te maken. Eigen medewerkers of externe specialisten kunnen deze RI&E, erkend door het Steunpunt RI&E, uitvoeren.
Bedrijven met maximaal 25 medewerkers hoeven de RI&E die ze met dit instrument hebben opgesteld niet te laten toetsen door een (externe) deskundige.
Voor bedrijven met meer dan 25 werknemers geldt de verplichte toetsing door een gecertificeerde deskundige of arbodienst wel. Besteed je de RI&E helemaal uit aan deskundigen of een arbodienst, laat ze dan deze branche-RI&E gebruiken, zodat deze voldoet aan de laatste wet- en regelgeving en specifiek is voor woningcorporaties.
Onderstaand vind je een samenvatting van de stappen. Onderaan dit kader staat een link naar het volledige stappenplan.
Branchevereniging Aedes en de vakbonden FNV, CNV Vakmensen en De Unie hebben de branche-RI&E samengesteld voor alle corporaties in Nederland. Hiervoor is vooraf bekeken welke werkzaamheden in de corporaties voorkomen en welke risico’s daaraan verbonden kunnen zijn.
Toch is het mogelijk dat er in jouw bedrijf risico's of werkzaamheden zijn die niet in deze branche-RI&E zijn verwerkt. Je bent zelf verantwoordelijk voor een volledige inventarisatie, ook van de werkzaamheden en risico’s die mogelijk niet in dit instrument worden genoemd. In dat geval moet je zelf voor aanvulling zorgen. Vraag hiervoor advies aan een kerndeskundige of je arbodienst.
Voor het gebruik van de branche-RI&E-vragenlijsten in het AMS van Kader Digital, zijn FLOW en Kader een licentieovereenkomst overeengekomen, waarin tarieven voor corporaties zijn opgenomen. Dit zijn standaardtarieven voor het gebruik van de vragenlijsten en de hoogte van de prijs is afhankelijk van de grootte van de corporatie (vanwege aantal gebruikers, handlingkosten en dergelijke). De vragenlijsten vormen de basis van je RI&E. Wil je daarnaast gebruikmaken van aanvullende modules, dan gelden hier aparte prijzen voor. Verder hebben FLOW en Kader een standaard gebruikersovereenkomst opgesteld en een standaard verwerkersovereenkomst die Kader en de corporatie samen ondertekenen. De algemene voorwaarden en ICT-voorwaarden van FLOW zijn hierop van toepassing. Door van deze standaarden gebruik te maken, hebben we collectieve gunstige prijsafspraken voor de corporaties kunnen maken. Wil je maatwerk, bijvoorbeeld ook ondersteuning bij de inrichting van het AMS of andere voorwaarden, of wil je afwijken van de standaard voorwaarden, dan ontvang je hiervoor een offerte van Kader Digital. Prijzen, overeenkomsten en eventuele offertes zijn op te vragen bij Kader Digital via e-mail AMS-sales@kader.nl.
In de community Branche-RI&E/Arbo kun je ervaringen delen, vragen stellen en kennis opdoen over de branche-RI&E. Maar ook meer algemene Arbo-zaken. De community is bedoeld voor iedereen die binnen de corporatie verantwoordelijk is voor veiligheid en gezondheid van medewerkers en betrokken is bij de RI&E en Arbo zoals: HR-managers, HR-adviseurs, preventiemedewerkers, leidinggevenden, Arbo-/veiligheidskundigen en OR-leden.
RI&E staat voor risico-inventarisatie en -evaluatie. Voor werkgevers is het verplicht om een RI&E op te stellen. Elk bedrijf met personeel moet inventariseren of en hoe het werk gevaarlijk of ongezond kan zijn voor medewerkers.
Het hebben van een RI&E is sinds 1 januari 1994 voor alle werkgevers verplicht. Deze verplichting is te vinden in artikel 5 van de Arbowet. Het houdt in dat de werkgever schriftelijk vastlegt welke risico’s de arbeid voor de werknemers met zich meebrengt. Je omschrijft in de RI&E welke gevaren er zijn, welke risicobeperkende maatregelen zijn genomen en welke risico’s er zijn voor bijzondere categorieën van werknemers.
Artikel 5 van de Arbowet stelt de volgende eisen aan een RI&E:
Het hebben van een RI&E is voor bedrijven noodzakelijk. Naast dat het verplicht is, ben je ook voorbereid op risicovolle situaties. Met een RI&E heb je als organisatie de onderbouwing dat je de veiligheid binnen jouw organisatie in kaart hebt gebracht en laten beoordelen.
De wet verplicht een RI&E, maar schrijft niet voor hoe en door wie deze RI&E moet worden uitgevoerd. Om ervoor te zorgen dat de RI&E wel op een voldoende niveau wordt uitgevoerd, heeft de wetgever bepaald dat deze getoetst moet worden. Hoewel de RI&E door iedereen kan worden uitgevoerd, is in artikel 14, eerste lid onder a, van de Arbowet bepaald dat de toetsing moet geschieden door een gecertificeerd deskundige (‘kerndeskundige’) of bedrijfsarts.
Er zijn twee uitzonderingen op de wettelijke verplichting om een RI&E te laten toetsen. Vrijstelling geldt voor:
Bij de toetsing van de RI&E wordt gecontroleerd of het juiste RI&E-instrument is gebruikt en of voldoende diepgang is bereikt. Toetsen is dus een middel om na te gaan of de risico’s in het bedrijf op een juiste wijze zijn geïnventariseerd en geëvalueerd.
Een erkend RI&E-instrument is ontwikkeld door brancheorganisaties. De risico’s die in een branche-RI&E aan bod komen, zijn afgestemd op de meest voorkomende risico’s in de betreffende branche. Is het instrument RI&E erkend door Steunpunt RI&E, dan hoef je in dat geval de RI&E niet door een arbodeskundige te laten toetsen als je bedrijf maximaal 25 werknemers in dienst heeft. Dit scheelt kosten en tijd!
In september 2022 heeft de branche-RI&E voor woningcorporaties een update gehad en is het erkend door Steunpunt RI&E. De branche RI&E is opgenomen in het ArboManagementSysteem (AMS) van Kader Digital. Een digitaal RI&E-instrument om arboactiviteiten goed te managen.
Voor veel branches is een branchespecifieke RI&E opgesteld. Deze zijn vaak erkend, dat wil zeggen dat een wettelijke toetsing door een gecertificeerde kerndeskundige niet nodig is. Het voordeel van een branche-RI&E is dat de risico’s die hierin aan bod komen zijn afgestemd op de meest voorkomende risico’s in de betreffende branche. Voordat je gebruikmaakt van een branche-RI&E is het verstandig om een deskundige (MVK, HVK of kerndeskundige) te raadplegen.
Een RI&E moet aansluiten bij de actuele ontwikkelingen in jouw organisatie. Zijn er aanpassingen in het bedrijf geweest? Dan moet je ook de RI&E aanpassen. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe machines, een nieuwe manier van werken, een reorganisatie of een nieuwe locatie. Ook ontwikkelingen in wetgeving kunnen een reden zijn om de RI&E aan te passen. In ieder geval is het belangrijk dat het bijbehorende plan van aanpak aantoonbaar actueel wordt gehouden.
Het ArboManagementSysteem (AMS) is 15 jaar geleden gestart door Raatwerk, nu Kader Digital. AMS wordt intussen door meer dan 4.000 organisaties en 60.000 gebruikers dagelijks gehanteerd om de RI&E’s geborgd en up-to-date te houden.
AMS is een web-based Software-as-a-Service (SaaS) dat door inloggen op een webpagina kan worden benaderd. AMS hoeft niet in de eigen organisatie te worden geïnstalleerd. Iedere licentienemer ontwikkelt en beheert zijn eigen AMS-omgeving. De eerste keer met hulp van AMS-Services, de helpdesk van Kader Digital.
AMS voor de woningcorporaties is vooraf ingevuld met de goedgekeurde vragenlijsten.
Ja, dat is mogelijk. We adviseren echter wel om eerst de basis op orde te hebben, alvorens met aanvullende modules aan de slag te gaan.
De branche-RI&E-vragenlijsten vormen de basis van je RI&E. Daarnaast is het mogelijk om gebruik te maken van aanvullende modules waarmee het AMS extra functionaliteit krijgt.
De volgende functionele modules kunnen extra aangeschaft worden: Toetsmodule, Ongevallen- en incidentenmodule, Arbeidsmiddelen en -keuringen, BHV-module, Managementinformatie. Meer informatie over deze modules kun je per mail opvragen via AMS-sales@kader.nl.
De meest gebruikte modules op een rij:
Ongevallen & Incidenten
Ongevallen en incidenten kun je in het AMS registeren, analyseren en voorzien van een actie. Deze actie kan integraal in het Plan van Aanpak worden opgenomen en is traceerbaar.
Toetsmodule
Met de toetsmodule in het AMS is het mogelijk periodiek een interne audit uit te voeren.
Managementinformatie
Organisaties, auditors en adviseurs kunnen resultaten vergelijken, bijvoorbeeld van data, acties, personen en afdelingen, om eventuele maatregelen te nemen. De basisuitvoering van AMS kent diverse manieren om rapportages en informatie te genereren. De Managementinformatiemodule heeft meer grafische mogelijkheden.
BHV-module
Functionaliteit waarmee de gebruikersorganisatie de BHV-organisatie helpt beheren en organiseren. Welke BHV'ers zijn binnen, wanneer moet er weer getraind worden, wanneer verlopen de certificaten.
De AMS-app (Android en iPhone)
Met de AMS-app kun je resultaten, bijvoorbeeld van een inspectie, via een smartphone aan het AMS toevoegen, zoals voor een LMRA. Ook is het mogelijk om via de AMS-app korte vragenlijsten in te vullen (bijvoorbeeld een inspectielijst voor een magazijn) en om incidenten te melden.
De gebruikersoverereenkomst sluit je als corporatie af met Kader Digital. Hierin staat dat de corporatie gebruik mag maken van het AMS-systeem van Kader Digital om de branche-RI&E (en eventueel aanvullende modules) te gebruiken.
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) vereist sinds 2018 dat organisaties die persoonsgegevens laten verwerken door een derde partij, zij met die partij een zogenoemde verwerkersovereenkomst moeten afsluiten. Daarin wordt vastgelegd op welke manier de verwerker (Kader Digital) en de verwerkingsverantwoordelijke (corporatie) hebben geborgd dat de persoonsgegevens zorgvuldig beheerd worden.
De OR en PVT (personeelsvertegenwoordiging) hebben op het gebied van regelingen over arbeidsomstandigheden een instemmingsrecht. Dit is vastgelegd in artikel 27 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Voor de RI&E houdt dit in dat de OR/PVT moet instemmen met:
Instemmingsrecht
De RI&E en het plan van aanpak moeten ná de toetsing ook worden toegezonden aan de ondernemingsraad (OR) of de personeelsvertegenwoordiging (PVT). Zij moeten met de RI&E en het plan van aanpak instemmen. De OR en PVT beoordelen de RI&E en het plan van aanpak natuurlijk niet vakinhoudelijk. Dat gebeurt in de toetsing
Een werkgever kan ook een PVT instellen in bedrijven van minimaal 10 tot en met 49 werknemers. Indien een meerderheid van de werknemers dit wil, is de werkgever zelfs verplicht een PVT in te stellen. Indien er een PVT is ingesteld heeft die PVT een instemmingsrecht over de RI&E en het plan van aanpak, identiek als die van de OR (art. 35c, lid 1 t/m 3 WOR).
In de Arbowet is vastgelegd dat werknemers de RI&E (inclusief het plan van aanpak) moeten kunnen inzien wanneer zij dit willen (inzagerecht). De werkgever mag de werknemers dit niet weigeren. In artikel 5, lid 6 staat: “De werkgever zorgt ervoor dat iedere werknemer kennis kan nemen van de risico-inventarisatie en -evaluatie.”
Indien er geen OR (niet verplicht bij ondernemingen met minder dan 50 werknemers) of PVT is, moeten de werkgever en de werknemers actief samenwerken en informatie uitwisselen (art. 12, lid 1 en 2 Arbowet); een voorbeeld van het uitwisselen van informatie is de RI&E en het plan van aanpak. Het is dan ook verstandig om als werkgever de RI&E en het plan van aanpak te verspreiden onder je personeel. Zo weet iedereen welke risico’s er spelen en hoe die risico’s aangepakt gaan worden. In deze situatie hebben de werknemers geen instemmingsrecht.
De werkgever moet voor bedrijven met een omvang van minimaal 10 werknemers tot en met 49 werknemers, tweemaal per jaar een bijeenkomst organiseren om het personeel in de gelegenheid te stellen om over belangrijke wijzigingen in bijvoorbeeld de arbeidsomstandigheden, zoals de RI&E en het plan van aanpak, te spreken (art. 35b, lid 1 WOR) . Ook hier is er dan geen sprake van een instemmingsrecht van de werknemers.
Voor bedrijven met minder dan 10 personeelsleden waar geen OR of PVT is, geldt een algemene overlegverplichting tussen de werkgever en de werknemers over de RI&E, inclusief het plan van aanpak.
