Drie zelfstandige woningcorporaties, één ondersteunende organisatie met onder andere een HR-afdeling. Dat is hoe Hof Wonen, Hef Wonen en Stedelink – na de splitsing van Vestia op 1 januari 2023 – werken. De organisatie Clink Diensten ondersteunt hen met ICT, Inkoop en VvE-beheer en een uitgebreid scala aan HR-diensten. Daar hoort het aanpakken en voorkomen van te hoge werkdruk bij.
Maud van der Have en Juliette Lansdorp, HR Business Partners bij Clink Diensten, vertellen er meer over. Van meten en werven tot het trainingsprogramma Oog voor je Medewerker.
“In het voorjaar hielden we in overleg met de corporaties een eerste medewerkersonderzoek”, vertelt Juliette. “We waren in de nieuwe setting krap een halfjaar bezig en dit was een mooie nulmeting. We combineerden de meting met de verplichte Psychosociale vragenlijst (PSA) die we vanuit de risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E) welzijn moeten uitzetten. Omdat er veel overlap is in de beide vragenlijsten was één vragenlijst wel zo prettig voor de medewerkers. En de ervaring vanuit Vestia leerde dat het goed is om werkdruk en werkplezier te meten en het gesprek met elkaar erover aan te gaan.”
Na de meting vielen drie zaken op: de respons was met 82 procent flink hoog, de resultaten waren positief, maar de werkdruk lag wel hoog.
“De positieve uitkomst heeft ons verrast, zo direct na een splitsing”, vertelt Maud. “Verandering kan extra druk opleveren, maar medewerkers blijken juist extra gedreven en hadden zin in een fris begin. Natuurlijk zijn ze ook nog aan het zoeken, maar dat is niet meer dan logisch. Vergeleken met de benchmark was de score op werkdruk eigenlijk heel normaal. Feit is wel dat de benchmark relatief hoog ligt. Je kunt je afvragen of je dan met een ‘normale’ score tevreden moet zijn. Daar heeft de OR terecht vragen over gesteld. Inmiddels hebben we de eerste stappen gezet om de werkdruk te verlichten.”
Maud van der Have en Juliette Lansdorp, HR Business Partners bij Clink Diensten
Clink Diensten maakte met de corporaties naar aanleiding van het onderzoek opnieuw een inventarisatie van de manier waarop de formatie/bezetting was verdeeld. In de praktijk zijn er bijvoorbeeld meer generalistische functies ontstaan doordat de corporatie kleiner is geworden. Een specialistische of generalistische rol vergt een andere manier van werken. Ook ontstonden er vacatures ten opzichte van de startdatum. Juliette: “In het onderzoek vroegen we medewerkers niet alleen of ze de werkdruk als hoog ervaarden, maar ook waarom. Het antwoord was vaak: onderbezetting in het team of nog wat onduidelijkheid over sommige taken. De inventarisatie gaf veel duidelijkheid en was een eerste stap. Op dit moment zijn we bezig met extra werving en selectie.”
Maud: “Net als veel werkgevers hebben ook wij te maken met krapte op de arbeidsmarkt. Naast onze bestaande arbeidsmarktcampagne zijn we daarom steeds actiever aanwezig op LinkedIn. En niet alleen met vacatures. We delen meer met de buitenwereld. Denk bijvoorbeeld aan een filmpje over onze deelname aan de Nationale Vitaliteitsweek. We vieren onze successen en laten daardoor zien hoeveel werkplezier er is.”
Juliette: “Bij iedere sollicitatie zorgen we voor een zo kort mogelijke responstijd. We proberen direct op een sollicitant te reageren En als iemand niet geschikt blijkt, kijken we of een andere openstaande vacature misschien wel goed past. Daarnaast leiden we vaker zelf trainees of junior medewerkers op. Ten slotte kijken we met de corporaties kritisch naar de jaarplannen. Misschien kan niet alles gerealiseerd worden en hebben we er meer tijd voor nodig.”
Naast het meten en oplossen van werkdruk, houdt Clink Diensten zich ook actief bezig met het voorkomen van uitval en verzuim door druk en stress. Maud: “Vorig jaar zijn we gestart met een training voor leidinggevenden: Oog voor je Medewerker. Samen met de arbodienst hebben we een bestaande training meer op preventie gericht. Leidinggevenden leren hoe ze stresssignalen al in een vroeg stadium kunnen herkennen. En hoe ze vervolgens kunnen en mogen handelen om op tijd in te grijpen.”
“We hebben de training ontwikkeld omdat het verzuim toch wel hoog lag en omdat er veel nieuwe leidinggevenden waren. Die wilden we meteen goede handvatten meegeven. We zien ook dat het verzuim veranderd is. Het is vaker psychisch en heeft meer met de werk/privé-balans te maken. Leidinggevenden vinden het moeilijk om daar het gesprek over aan te gaan. Het vraagt om nieuwe kennis en kunde.”
Oog voor je Medewerker is als kapstok bedoeld waarbij de preventietraining Verzuim het eerste thema was. Juliette: “Zoveel medewerkers zoveel verschillende generaties, soorten privéomstandigheden, leeftijdsfasen etc. Er past veel meer onder de noemer Oog voor je Medewerker. En het hoeft niet allemaal groots en duur aangepakt te worden. Gewoon even met elkaar zitten, tips uitwisselen en ervaringen delen. Bijvoorbeeld over de overgang of mantelzorg. De oplossingen kunnen simpel zijn: begin eens een halfuurtje later met werken. Je maakt het bespreekbaar en collega’s voelen dat ze niet alleen staan. Ook dat is oog hebben voor je medewerker.”
Maud: “Werkdruk zien en voorkomen is eigenlijk altijd een wisselwerking tussen leidinggevenden, individuele medewerkers en het team. Een team zijn betekent niet alleen samenwerken, maar ook op elkaar letten. Vraag aan elkaar hoe het gaat. Praat met elkaar, denk aan elkaar en probeer dingen uit.”
Juliette: “Oog hebben voor je Medewerker betekent iemand écht zien, als organisatie, als leidinggevende, als collega. Toen ik bij een vorige werkgever ooit onverhoopt de deur uit moest vanwege een spoedsituatie thuis zei mijn leidinggevende niet ‘sterkte’, maar ‘jij kan dit!’. Ik voelde me gesterkt. Zo simpel kan oog hebben voor elkaar zijn, en zo krachtig kan het werken.”
