Na een systeemhack in 2022, ligt de werkdruk bij de Dordrechtse woningcorporatie Trivire nog altijd hoger dan gewenst. De vinger aan de werkdrukpols houden is dus essentieel. Bij Trivire gebeurt dat op maat en met veel aandacht voor de persoon. Luisteren naar wat iemand echt nodig heeft, dat is niet alleen extern maar ook intern het devies.
"Helaas werken onze systemen nog niet optimaal", vertelt Yvonne van Helvoirt, senior HR-adviseur bij Trivire. "Daar hebben we last van in ons dagelijks werk en dat verhoogt de werkdruk. We hebben daarom met sommige plannen pas op de plaats moeten maken."
"Onze ambities, die we beschreven hebben in een jaarplan voor 2023, liggen hoog. Ook hiermee hebben we besloten pas op de plaats te maken. Zo zorgen we voor meer rust in de organisatie. We willen vooral dat onze dagelijkse dienstverlening goed verloopt en we pakken even geen nieuwe dingen meer op."
"Het nieuwe jaarplan voor 2024 stellen we in nauw overleg met medewerkers en leidinggevenden op. Wat nemen we er wel in op? Wat moet er in elk geval in terugkomen? Kan dat op dit moment? Wat vraagt teveel? Hebben we daar extra capaciteit voor nodig? Zo maken we met elkaar de juiste keuzes en voorkomen we te veel extra hooi op onze vorken."
Yvonne van Helvoirt, senior HR-adviseur bij Trivire
Hoewel de werkdruk bij Trivire op dit moment om extra aandacht vraagt, staat het thema altijd al stevig op de agenda. Een persoonlijke aanpak is daarbij de rode draad. Yvonne: "Werkdruk is een vast onderdeel van ons MTO. Ieder jaar vragen we ernaar in het onderzoek. Dat doen we met twee korte, maar hele effectieve vragen: Heb je het druk? en Heb je daar last van? Het druk hebben hoeft namelijk niet altijd iets negatiefs te zijn. Dat verschilt per persoon. Over het antwoord op die twee vragen gaan de leidinggevenden vervolgens met hun teams in gesprek."
"Daarnaast hebben we een tweemaandelijks sociaal medisch overleg met de bedrijfsarts. Daar bespreken we niet alleen medewerkers die ziek zijn, maar ook medewerkers of teams waarover leidinggevenden zich zorgen maken. Zo kunnen we op tijd de nodige ondersteuning bieden. Dat kan bijvoorbeeld tijdelijke coaching zijn, meer rust door onafhankelijk van plaats en tijd werken of extra capaciteit erbij."
"De belangrijkste vraag is altijd Wat heb jij nodig? of Wat hebben jullie als team nodig? We doen daarbij ook een beroep op de medewerkers zelf, zetten hem of haar aan het denken. Het is namelijk een valkuil om in te vullen wat een medewerker of team nodig heeft. Door echt goed te luisteren en door te vragen kun je samen met oplossingen op maat komen. Vaak weten mensen namelijk zelf heel goed wat ze nodig hebben. Werkdruk is heel persoonlijk en de oplossingen zijn dat dus ook."
Ook het nemen van preventieve maatregelen staat hoog op de Trivire-agenda. Daar hoort aandacht voor vitaliteit bij, maar bijvoorbeeld ook het kijken naar de manier waarop processen lopen en daar echt tijd en capaciteit voor vrij te maken. Yvonne: "Processen die niet lopen kunnen voor extra werkdruk zorgen. Dat weten wij na de hack inmiddels als geen ander. Het systeem ligt er keer op keer uit en dat werkt niet alleen niet handig. Het zorgt er ook voor dat werkzaamheden ineens veel meer tijd kosten dan voorheen."
"Mensen die bij een woningcorporatie werken zijn vaak enorm betrokken en het doet iets met ze als ze hun werk niet optimaal kunnen doen. Die betrokkenheid is een mooie eigenschap, maar kan ook een valkuil zijn. Ik denk dat dat bij veel woningcorporaties zal spelen. Goed dus om uit te zoeken of er processen zijn die voor frustraties zorgen of systemen die niet optimaal werken."
Ook grensoverschrijdend gedrag (bijvoorbeeld agressie) kan te hoge werkdruk, verminderd werkplezier en uitval veroorzaken. Daarom maakt Trivire stappen met een nieuw protocol en speciale trainingen. Dat doet ze samen met een gespecialiseerd bureau. Yvonne: "Iedereen gaat anders om met incidenten. Wat voor de een slechts een akkefietje is, is voor de ander een traumatische ervaring. We merkten dat niet iedereen een incident altijd meldde, daarom hebben we ons protocol vernieuwd. Samen met een gespecialiseerd bureau hebben we een norm gesteld. Alles wat niet binnen die norm valt, wordt altijd gemeld. En ieder incident wordt besproken. Ook als de betrokkene het misschien 'wel mee vindt vallen'."
"Het bureau heeft daarnaast trainingen georganiseerd en is altijd bereikbaar voor vragen. Iedere training wordt standaard nog een keer herhaald. Een tweede keer beklijft alles nog beter, zeker voor mensen die werkdruk ervaren. Je moet er namelijk wel genoeg ruimte voor in je hoofd hebben."
"We stimuleren iedereen binnen Trivire om hun verhaal over werkdruk of agressie met elkaar te delen. Juist ook leidinggevenden. Je merkt dat dat werkt. Het maakt indruk en breekt het onderwerp open. Iedereen heeft een eigen verhaal. En alles begint bij goed luisteren naar die verhalen. Zo gaan we met onze omgeving om en zo gaan we met elkaar om."
