Een goede planning is je eerste stap naar efficiënt timemanagement.
Een to-do-lijst maken
Timemanagement begint met het maken van een goede planning. Dat doe je door een to-do-lijst te maken voor een bepaalde periode. Schrijf niet alleen op wat je allemaal moet doen, maar zet bij elke taak hoeveel uur je ermee bezig denkt te zijn. De taken en de tijd zet je vervolgens in je agenda. Plan vooral ook tijd tussen de taken: voor afronding, opruimen en een korte pauze. Aan het eind van de dag kun je bekijken of je planning haalbaar was en zonodig aanpassen.
Prioriteiten stellen
Wat heeft prioriteit? Er zijn twee manieren om prioriteiten vast te stellen. De meest eenvoudige is de 'moet-ik-dit-nu-doen'-methode, waarbij je jezelf deze vraag op vijf manieren stelt. Maar je kunt voor het stellen van prioriteiten ook onderstaande prioriteitenmatrix gebruiken.
'Moet-ik-dit-nu-doen'-methode
Sta even stil bij ieder verzoek of taak die op je afkomt en stel je jezelf de volgende vragen in onderstaande volgorde.
Moet ik dit nu doen? Moet er überhaupt iets gedaan worden? Niet altijd ligt de oplossing in een te ondernemen actie. Krijg je een cc-mail dan hoef je geen actie te ondernemen, want zo’n mail is bedoeld als informatie. Veel problemen lossen zich bovendien vanzelf op. Niets doen kan dus ook slim zijn.
Moet ik dit nu doen? Is er een need-to-do of een nice-to-do? Moet jij die taak of actie wel uitvoeren? Of is het iets wat je graag zou willen doen, als je tijd had? Of vind je dat je het moet doen, omdat het je nu eenmaal wordt gevraagd, ook al behoort het niet tot jouw core business? Uit automatisme zeggen we vaak ten onrechte 'ja'.
Moet ik dit nu doen? Ben jij degene die dit moet doen of kun je het delegeren? De manier bij uitstek om tijd te winnen is dingen wel te doen, maar niet zelf.
Moet ik dit nu doen? Is dit wat er moet gebeuren of is er een beter alternatief? Je wilde eigenlijk gaan mailen, maar misschien is een telefoontje effectiever.
Moet ik dit nu doen? Kan het wachten? Veel zaken lijken dringender dan ze in werkelijkheid zijn. Is de urgentie reëel of aangedikt door anderen?
Prioriteitenmatrix
Deze prioriteitenmatrix helpt je om van al je taken vast te stellen of ze belangrijk en/of urgent zijn.
Belangrijk zijn zaken die in het oog lopen en/of veel mensen treffen.
Urgent zijn zaken die vóór een bepaalde tijd af moeten zijn.
Hoe minder (ad hoc) taken in het eerste kwadrant terechtkomen, hoe meer ontspannen je kunt werken.
