Corporaties wisselen in het kader van leefbaarheid, huisvesting van bijzondere doelgroepen en zorg voor de huurder en de omgeving in sommige gevallen gegevens uit met andere partijen in het sociale domein. Of zij registreren dergelijke gegevens in hun eigen systemen. Dit kunnen persoonsgegevens zijn. Bijvoorbeeld als het om een vermoeden van psychische problemen gaat na een overlastmelding of klantcontact of om een signaal van de GGZ. Of wanneer de corporatie een huurcontract aangaat of een gedragsaanwijzing oplegt waarin begeleiding van een GGZ-organisatie wordt benoemd.
Op deze verwerkingen zijn eerdergenoemde uitgangspunten van toepassing. Wissel, zeker als er geen expliciete toestemming van de betrokkene is, dit soort gegevens niet uit zonder een vooraf benoemd en gerechtvaardigd doel en wettelijke grondslag. Wissel ook niet meer gegevens uit dan strikt noodzakelijk. Neem je deel aan overleggen waar meer casussen besproken worden dan voor jouw corporatie relevant zijn, is het advies om alleen deel te nemen aan die agendapunten/casussen die voor de corporatie relevant zijn. En voorkom dat je allerlei aanvullende gegevens ontvangt (bijvoorbeeld medische gegevens) die je niet per se nodig hebt voor de uitvoering van de taken van een woningcorporatie. Als na de juiste overwegingen het toch noodzakelijk blijkt te zijn om medische en/of strafrechtelijke gegevens op te slaan, is het belangrijk dat deze vervolgens niet toegankelijk zijn voor de hele organisatie. Beperk de toegang tot diegene die dit voor de uitvoering van hun werk nodig hebben.
Het bijhouden van strafrechtelijke gegevens en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag van huurders op een soort zwarte lijst, bijvoorbeeld in relatie met eerdere uitzettingen vanwege hennepteelt, illegaal onderverhuren, ernstige overlast of bedreiging/agressief gedrag, is toegestaan. Mits aantoonbaar vooraf gemotiveerd en alleen gebruikt voor de bescherming van de eigen belangen van de organisatie of de personen die in dienst zijn. Delen van deze gegevens mag niet, tenzij hiervoor een vergunning is verleend door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
De AVG is een uitgebreide wet met richtinggevende bepalingen, maar geeft in veel praktijksituaties geen uitsluitsel. In de praktijk komen woningcorporaties regelmatig gevallen tegen waarbij niet meteen duidelijk is of verwerken is toegestaan. Elke organisatie moet zelf aan de slag met de AVG om aan de wet te voldoen. Dat betekent onder meer aandacht voor bewustwording onder medewerkers van nut en noodzaak van de AVG. En aandacht voor belangenafweging en aantoonbaarheid daarvan: stilstaan bij welke informatie je verwerkt (wat is wel en niet noodzakelijk), waarom je dat doet (wat is het belang) en op welke wettelijke grondslag je je beroept.
