Wat kunnen we beter op kantoor doen en wat niet?

Corona heeft laten zien dat tijd- en plaatsonafhankelijk werken geen schade toebrengt aan de productiviteit en de kwaliteit. Medewerkers zijn juist enthousiast over hun nieuw verworven vrijheid. Corona heeft ook aangetoond hoe onproductief reguliere vergaderingen zijn. Ten slotte hebben we allemaal ervaren hoe nodig we fysiek contact nodig hebben. Fysiek contact in de zin van de wandelgangen, het kletspraatje bij de koffie of de brainstorm met de voeten op tafel. Wat doen we eigenlijk aan werkactiviteiten? En wat kunnen we het beste op kantoor doen en wat niet?

Zes activiteiten

Je kunt ons dagelijks werk uiteen laten vallen in zes activiteiten.

  1. Persoonlijke productiviteit: veel mensen werken achter de computer, maar dat kan ook interactie met klanten zijn of iets maken.
  2. Elkaar informeren: wie doet wat, wat is er voorgevallen, wat moet iedereen weten? Zeer belangrijk om te weten wat je in je persoonlijke productiviteit wel en niet moet doen en waar het aan moet voldoen.
  3. Beslissingen nemen: waar gaan we voor, nemen we optie één of optie twee, welke volgende stap besluiten we nu te nemen?
  4. Oplossingen zoeken: hier is creativiteit voor nodig. We hebben problemen die we moeten oplossen, ideeën die we moeten uitwerken en wensen van klanten die we moeten vervullen.
  5. Persoonlijk contact: verbondenheid, ergens bij horen, maar ook gewoon weten wat er ‘speelt’ is voor een mens essentieel. We zijn een sociaal wezen en we produceren vrijwel niets zonder de samenwerking met anderen. Daarom is het vormen van een gemeenschap wezenlijk voor ons.
  6. Leren en ontwikkelen: als we blijven doen wat we deden komen we niet verder. We moeten als team groeien en natuurlijk als individu.


Wat beter op kantoor te doen en wat thuis?

Tijdens de coronacrisis bleek dat we punt 1 tot en met 3 veel effectiever thuis of online kunnen. We werken veel efficiënter als we niet steeds door collega’s worden onderbroken en zelf moment en plek kunnen bepalen waar we werken. Informeren gaat achter een scherm veel efficiënter omdat het minder uitnodigt tot uitweiden en gezeur. Beslissingen blijken prima digitaal genomen te kunnen worden. Mits goed gefaciliteerd, maar dat valt makkelijk te leren. Een goed beslissingsproces is echt niet zo ingewikkeld.

Blijft over creativiteit (4), persoonlijk contact (5) en leren en ontwikkelen (6). Hierbij hebben we heel duidelijk ervaren dat we daar elkaar voor nodig hebben. Liefst in de fysieke ruimte. Hierop zullen we onze kantoren moeten gaan inrichten. Ze moeten een mengeling worden van een dorpsplein, waar wij elkaar terloops ontmoeten, ruimtes waar we met elkaar in gesprek kunnen om te leren en te ontwikkelen en een plek waar we kunnen brainstormen en waar dat proces goed gefaciliteerd wordt door een specialist.

Bron: Pwnet.nl, De hybride organisatie: nu of nooit.

Bovenstaande info is het resultaat van een onderzoek bij werkgevers in de praktijk.