Als medewerkers ervaren dat zij doorgaans onvoldoende tijd hebben om het werk af te krijgen, kan dat veel verschillende oorzaken hebben.
Hoe stel je vast welke oorzaken voor een ervaren hoge werkhoeveelheid spelen bij een bedrijfsonderdeel? Dat kun je het beste doen met (een afvaardiging van) de medewerkers zelf. Bekijk het volgende praktijkvoorbeeld.
"In een bijeenkomst hebben we met het hele team alle mogelijke onderliggende oorzaken van het knelpunt 'werkhoeveelheid’ geïnventariseerd en op een flap gezet. Daarna mocht iedereen vijf turfjes verdelen over deze oorzaken, om aan te geven waar zij zelf het meest last van hadden; om de zwaarte aan te geven mochten meerdere (maximaal drie van de vijf) turfjes bij één oorzaak gezet worden. Dit gebeurde op een omgekeerde flapover, zodat we anoniem konden stemmen. Toen de flapover werd teruggedraaid, was meteen duidelijk welke twee knelpunten onze werkhoeveelheid vooral verhoogden. Hier hebben we toen samen oplossingen voor bedacht."
Breng op grond van teamgesprekken en eventuele onderzoeksresultaten van de afdeling in kaart wat de voornaamste achtergronden van een als te grote ervaren werkhoeveelheid zijn en welke preventieve maatregelen daarbij nodig en gewenst zijn.
Zijn er geen onderzoeksresultaten beschikbaar dan kunnen enkele van de 18 oorzaken die in de Werkdruk/PSA-scan Woningcorporaties aan de orde komen, als basis voor het gesprek dienen. Naast de vragen over 'werktempo en werkhoeveelheid' kunnen bijvoorbeeld ook de vragen over 'overwerk' en 'complexiteit van het werk' bruikbaar zijn.
Na het gezamenlijk aanwijzen van de voornaamste werkdrukoorzaken, is het zaak om van de top 3 of top 5 van de oorzaken met het team passende maatregelen op een rij te zetten. Maak daarbij een onderscheid tussen maatregelen die door het team of de direct leidinggevende te nemen zijn en maatregelen waarvoor de medewerking van een hogere leidinggevende of directielid nodig is. En sluit af met praktische afspraken hoe de gewenste maatregelen worden opgepakt.
