Ongewenste omgangsvormen kunnen grote schade toebrengen aan individuele medewerkers en aan collegiale relaties. De Nederlandse Arbeidsinspectie schrijft bij het beleid rond interne ongewenste omgangsvormen de volgende onderdelen voor, naast het eerder genoemde verdiepend onderzoek en de jaarlijkse evaluatie.
De werkgever wijst met instemming van de ondernemingsraad één of meer onafhankelijke vertrouwenspersonen aan. Een vertrouwenspersoon heeft als centrale taak om een medewerker te ondersteunen na een incident op het gebied van ongewenst gedrag. Afhankelijk van de wens van de betrokken medewerker kan de vertrouwenspersoon een luisterend oor bieden, helpen bij het bepalen van een passende aanpak van het probleem, begeleiding bieden aan het slachtoffer bij bemiddeling tussen de betrokken partijen door een mediator of bij het indienen van een officiële klacht en dergelijke.
Daarnaast hebben vertrouwenspersonen op hun werkgebied een adviserende en voorlichtende taak binnen de organisatie.
Het is belangrijk dat er in de corporatie een cultuur is waarbij bij klachten over ongewenst gedrag een medewerker bij een leidinggevende of HR terecht kan.
Daarnaast is een ook een formele klachtenregeling nodig. Daarin wordt beschreven hoe een medewerker een klacht in kan dienen na een of meer incidenten op het gebied van intern ongewenst gedrag. Centraal in deze klachtenregeling staat een klachtencommissie die een klacht zorgvuldig onderzoekt. Dat doet zij onder meer door de klager, de aangeklaagde en eventuele getuigen te horen. Op grond hiervan zal de klachtencommissie een onderbouwd advies verstrekken aan de werkgever over de te nemen vervolgstappen.
Het is zaak om een doordachte regeling op te stellen waarin de werkwijze van deze klachtencommissie wordt beschreven. Vaak zal een vertrouwenspersoon de klager bijstaan bij de vraag of, en zo ja hoe, een klacht wordt ingediend. Een vertrouwenspersoon kan geen deel uitmaken van een klachtencommissie.
Er zijn verschillende manieren om een klachtenregeling rond interne ongewenst omgangsvormen invulling te geven:
Stel binnen de corporatie een gedragsprotocol op over onderling (on)gewenst gedrag. Dat protocol geeft aan welke gedrag van medewerkers onderling als (on)gewenst wordt beschouwd. Geef ook aan welke sancties mogelijk zijn na het vertonen van ongewenste omgangsvormen (bijvoorbeeld oplopend van berisping, schorsing, overplaatsing, ontslag tot aangifte bij de politie).
Deze gedragsregels kunnen ook het gewenst en ongewenst gedrag richting huurders omvatten. Ze kunnen ook deel uitmaken van een breder integriteitsprotocol.
Verstrek nieuwe medewerkers het protocol, geef er instructie over en breng het regelmatig onder de aandacht, bijvoorbeeld in teambesprekingen.
De Arboregelgeving schrijft voor dat de werkgever doeltreffende voorlichting en onderricht verzorgt voor medewerkers over ongewenste omgangsvormen. Ook over ongewenst gedrag van collega’s en leidinggevenden. Medewerkers worden voorgelicht over de risico’s, de gedragscode, de vertrouwenspersonen en de klachtenregeling. Die voorlichting en onderricht zijn gericht op de risico’s in het werk en op de maatregelen om deze risico’s te voorkomen of te beperken.
Speciale aandacht is nodig voor voorlichting aan leidinggevenden over hun voorbeeldgedrag, rol bij het signaleren en beperken van ongewenst intern gedrag en over hun aanpak van een klacht die bij hen terecht komt.
Tip: Om deze voorlichting en onderricht doeltreffend te laten zijn is een doordachte aanpak nodig met ook regelmatige hernieuwde, korte aandacht voor het thema, met steeds andere werkvormen.
Het is belangrijk om een protocol te hebben voor de opvang en nazorg voor medewerkers die betrokken zijn geweest bij ernstige vormen van intern ongewenst gedrag. Maak zo’n protocol ook geschikt voor incidenten op het gebied van agressie door huurders.
Tip: De hiervoor genoemde beleidsonderdelen zijn voorgeschreven in de arboregelgeving en met name in richtlijnen van de Nederlandse Arbeidsinspectie. Zie daarvoor deze digitale tool van de Nederlandse Arbeidsinspectie, om als het ware door de bril van een arbeidsinspecteur naar het beleid van de eigen organisatie inzake interne ongewenste omgangsvormen te kijken:
Tip: de Nederlandse Arbeidsinspectie besteedt extra aandacht aan het onderdeel discriminatie. Zo ook aan het tegengaan van zwangerschapsdiscriminatie.
