In deze fase heeft het MT en de leidinggevende een belangrijke rol. Hij/zij bespreekt de teamresultaten met het team en inventariseert maatregelen (oplossingen). Ook worden de resultaten op organisatieniveau gecommuniceerd en organisatiemaatregelen gekozen/vastgesteld.
Als businesspartner van de leidinggevende kan HR de leidinggevenden coachen en ondersteunen bij de teamaanpak. Als er sprake is van zelforganiserende of zelfsturende teams is het belangrijk dat je bij de projectaanpak (stap 3) al hebt nagedacht over de communicatie (stap 4).
Bij de Werkdruk/PSA-scan Woningcorporaties wordt voor de analyse van de onderzoeksresultaten gebruikgemaakt van de online tool TeamUp. Dit vergemakkelijkt de dialoog met het MT, leidinggevenden, medewerkers en de OR. De tool geeft de mogelijkheid om gezamenlijk overzichten te bekijken en verdiepende informatie te zoeken met doorklikken. In de cao Woondiensten (artikel 6.9.2) is afgesproken dat 'de uitkomsten van het onderzoek in een overlegvergadering met de ondernemingsraad worden besproken'.
In de corporatie kan nu gecommuniceerd worden:
Per bedrijfsonderdeel/team kunnen met TeamUp de eigen resultaten en verbeterpunten besproken worden.
Uit de analyse is naar voren gekomen welke werkdrukoorzaken op organisatieniveau liggen en welke op afdelings/teamniveau. Met het MT kunnen de belangrijkste organisatiemaatregelen worden bepaald per verbeterpunt (zie voorbeeld van maatregelsuggesties. Voor de keuze van maatregelen is het raadzaam om medewerkers te betrekken.
Medewerkers betrekken bij het inventariseren en kiezen van maatregelen heeft als voordeel:
In de corporatie kan nu gecommuniceerd worden:
Leidinggevenden hebben een belangrijke rol bij het bespreken van werkdruk in hun team. HR kan leidinggevenden coachen/ondersteunen om de onderzoeksresultaten te bespreken en maatregelen op teamniveau te bepalen. In de te downloaden Powerpoint staan praktische tips voor HR in de ondersteuning van leidinggevenden. Zodat leidinggevenden goed voorbereid de resulaten met hun team kunnen bespreken en gezamenlijk de maatregelen vast te stellen.
De leidinggevende bespreekt de onderzoeksresultaten met zijn/haar team en inventariseert of dit herkenbaar is. Eventueel kan HR bij deze bijeenkomst aanwezig zijn, voor een toelichting. Met het team worden de werkdrukoorzaken op teamniveau vastgesteld en prioriteiten (verbeterpunten) bepaald. Hoe je dit het beste als leidinggevende kunt doen, vind je terug in de Checklist leidinggevenden Dialoogbijeenkomst Werkdruk.
Tevens wordt een keuze gemaakt uit de maatregelsuggesties of brengt het team een nieuwe/andere maatregel in om een werkdrukoorzaak te verminderen/weg te nemen. Het gaat dus nadrukkelijk niet om de individuele acties die een medewerker zelf kan doen om zijn/haar werkdruk te veranderen. Het gaat echt om maatregelen die betrekking hebben op het gehele team zoals bijvoorbeeld het anders inrichten van een werkproces, frequentie/aard van vergaderingen en dergelijke.
